农学与生命科学学院员工分会工作制度

为了使员工分会的制度完善规范，为员工分会工作提供咨询参考、保障决策科学化，并形成一定历史资料，为今后的工作提供必要工作依据和经验教训，使员工分会成员的工作表现有一客观合理的评价标准，员工分会特制定如下制度：

一、档案管理制度

    1、本制度规定范围包括人事档案和工作档案两个部分。

    2、员工分会的档案形式包括纸质、电子档案等形式。其内容包括会议记录，人事材料，工作制度、外来函件，各种出版物及印成品、照片及底片、部门活动（包括策划、经费预算等）、日常评议、奖惩情况等。

    3、档案管理工作统一由秘书处负责，秘书处对员工分会所有文件进行分类，整理，归档，并即时对各项工作进行总结，在每周的例会上向主席团汇报情况。此外，听取各部的意见和建议，即时性的总结经验，保障员工分会的工作顺利进行。

    4、人事档案的建立，员工分会建档以一个任期为单位，为所有副职及以上干部建档案。人事档案将记录每个干部签到、值日、会议出勤等情况，并作为各类考核、评优的重要依据。

    5、员工分会各部门每学期工作伊始都应向员工分会主席团呈交一份详细的工作计划，做出本部门在未来一学期内的各项工作设想。在举办大型活动前，做出可行性的报告，活动后，需做出详细的书面总结和财务报考，交由秘书处备案。

    6、员工分会集体获得的奖品、纪念品以及报刊文献，交由员工分会办公室集中保存。

    7、存档的各种材料要按时整理，定期审理，保证档案完整、无损、条理。

    8、秘书处应加强档案管理，作到有关事情有案可查。

    9、秘书处应严格管理各项档案材料，如有遗失，追究相关负责人

    10、查阅文件后应放回原位，若有遗失或损坏，将追究其当事人责任。

    11、档案的交接。员工分会换届后，在秘书处统一协调下，秘书处负责同学应向下一任负责人说明档案的详细结构和内容，切实保证其连续性。

    12、其他情况由秘书处向主席团请示后作相应处理。

二、员工分会会议制度

各种会议是员工分会工作和自我管理的一项重要内容，为了协调各部门的关系，提高办事效率，促进员工分会工作的开展，制定会议制度如下：

 1、员工分会的会议应遵循高效务实，切实解决问题的原则。员工分会会议分主席团会议，部长及上级会议和各部门内部的工作会议。

 2、员工分会会议每2周召开一次，时间为每周日晚上20：00-21：30，主要会议内容为总结上周工作，讨论员工分会下周工作重点。

 3、部长以上会议由秘书处对会议内容记录整理后存档，各部门部长在每周部长级会议上汇报上周工作完成情况。

 4、各部门部长安排本部定期召开会议，时间地点自定。

 5、会议进行过程中，请与会者不要使用手机，发出声音，以保证会议的正常进行。会议要严肃认真，切实有效，言简意赅。

 6、与会者签到，有事需向部门负责人请假，不可无故缺席、迟到。若无故缺席或迟到则依员工分会奖惩制度进行相应的处罚。

三、员工分会财务制度

为使员工分会财务管理想制度化、规范化发展，特制定本规则。

1、系员工分会经费在团总支监督下独立支配。所有经费都要用于为同学服务这一目的。

 2、员工分会实行资金统一管理，员工分会全部资金由秘书处管理。

3、员工分会所有活动的开支帐目应该清楚明了，必须由员工分会主席签字后，由秘书处统一调拨。

4、员工分会由秘书处负责报帐。所有花费先报批审查后支付，最后以部门为单位凭有效凭证（发票）统一报帐。发票背面应写请明细，包括时间、详细用途和经手人及审核人签名。

5、员工分会报帐周期为两周内。

6、举办大型活动的应先预算报请分管主席批准，举办活动如需提前垫付大额现金（100元以上），应写书面报告提交主席，经审批通过方可从秘书处支取现金。活动结束后，应立即上交对等金额发票。

7、报销须严格执行财务纪律，由员工分会进行审计和监督，不得乱报或虚报金额。

8、财务管理包括对员工分会资金的进入、支出等一系列活动进行管理外，还包括：固定财产的管理。员工分会各部的办公用品及秘书处内的桌凳等一切东西为员工分会的固定财产。

四、员工分会活动申报制度

为规范员工分会活动秩序，实现科学化、正规化的管理，并形成良好的档案意识。员工分会大型活动实行申报制度，每次大型活动前，需认真填写该申报表，经主席团及团总支老师批准后放可开展此次活动。

1、活动申报表的内容应包括活动时间、地点、主要负责部门及负责人、负责老师、活动内容、活动程序、活动经费、活动期间报道材料、以及以后的活动总结等。

2、部门在活动前一星期需领取并如实填写活动申报表，填好后与策划书一同交到秘书处。

3、主席团在收到活动申报表后进行商议并填写主席团意见，再由团总支书记进行评定批准。

4、各部门在收到意见时，决定是否或如何开展活动，活动过程服从大局利益。

5、活动实际情况中有重要事宜与活动申报表内容不符，需向团总支书记汇报请示意见，并到秘书处记录备案。

6、各部门在学期初，拟一份本学期总体计划交秘书处；学期末，拟一份本学期总体工作总结交秘书处。各部门开展工作时必须充分发挥预见性。

7、员工分会实行层层负责制，各部门应把工作细化到人，明确分工，并作好相应记录，以便在出现问题时追究责任。如因分工不明造成事故，责任归咎于主席、分管副主席和本部门部长。